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Guide d’utilisation

Entrepôt et stocks

En bref

L’« Entrepôt » est l’inventaire de tout ce que vos équipes consomment : le linge (draps, serviettes), les consommables (papier toilette, café, savon) et le matériel de maintenance (ampoules, joints…).

Noé s’en sert à trois endroits :

• les kits de ménage sont composés de ces articles, et le stock baisse à chaque ménage terminé (voir Ménage) ;
• les interventions de maintenance consomment du matériel, refacturable au propriétaire (voir Maintenance) ;
• les alertes de stock bas vous disent quoi racheter, avec un lien de commande.

Où le trouver

Menu « OPÉRATIONS » › « Inventaire ». La page s’intitule « Entrepôt » (« Gestion des stocks et consommables »).

En haut, trois compteurs : « Articles », « Stock bas » et « En stock ».

Le stock de l’entrepôt et celui des logements

Le menu « Stock affiché » choisit le stock que vous regardez :

• « Entrepôt central » : votre réserve, au bureau ou en entrepôt ;
• un logement : le stock propre à ce logement (séparé de l’entrepôt central), par exemple un placard de linge sur place.

Quand un ménage est terminé, Noé retire les articles du kit du stock du logement s’il en a un, sinon de l’entrepôt central.

Lire la liste

Pour chaque article : son nom, sa catégorie, le stock actuel avec son unité, le « Minimum », une barre de niveau et un statut.

Statut	Ce que cela veut dire
« Stock bas »	Le stock est sous le minimum. Le bouton « Commander » apparaît.
Aucun badge rouge	Le stock est au-dessus du minimum.
« Archivé »	L’article n’est plus utilisé. Il n’apparaît plus dans le stock actif.

Filtrez par catégorie (« Tous », « Consommables », « Linge », « Maintenance »), cherchez avec « Rechercher un article... », et utilisez les boutons :

• « Stock bas (…) » : n’affiche que les articles à réapprovisionner, les plus urgents en premier (« … article(s) nécessite(nt) un réapprovisionnement ») ;
• « Archivés (…) » : affiche les articles archivés.

Ajouter un article

1. Cliquez sur « Ajouter ». La fenêtre « Ajouter un nouvel article » s’ouvre.

   

2. Saisissez le « Nom de l’article » (par exemple « Papier toilette »). Deux articles ne peuvent pas avoir le même nom.

3. Choisissez la « Catégorie » : « Consommables », « Linge » ou « Maintenance ».

4. Indiquez le « Stock initial » et le « Stock minimum » (en dessous, l’article passe en « Stock bas »).

5. Si besoin, ajoutez un « Prix de revente HT (optionnel) » : le montant refacturé au propriétaire par unité consommée en intervention.

6. Si besoin, collez un « Lien de commande (optionnel) » : l’adresse du site où acheter ce produit.

7. Validez.

Ajuster le stock

1. Cliquez sur « Gérer » à côté de l’article. La fenêtre « Gérer l’article » s’ouvre et rappelle le « Stock actuel » et le « Minimum requis ».

   

2. Saisissez la « Quantité à ajuster ».

3. Cliquez sur « Ajouter » (une livraison, un retour) ou « Retirer » (une casse, une sortie).

Le mouvement est enregistré. Si un logement est choisi dans « Stock affiché », vous gérez le stock propre à ce logement.

Dans la même fenêtre, vous pouvez aussi changer le nom, la catégorie, le prix de revente et le lien de commande. Pour un logement, le « Seuil d’alerte (ce logement) » fixe le stock minimum propre à ce logement avant alerte.

Commander un article

Sur un article en « Stock bas », cliquez sur « Commander » : Noé ouvre le lien de commande de l’article. S’il n’y en a pas, Noé vous invite à en ajouter un avec « Gérer ».

Voir les mouvements

Bouton « Mouvements » (ou « Voir les mouvements » dans « Gérer ») : la fenêtre « Mouvements de stock » liste chaque entrée et sortie, avec sa date, le logement et son type :

Type	D’où vient le mouvement
« Ménage »	Le kit d’un ménage terminé.
« Maintenance »	Le matériel d’une intervention clôturée.
« Ajustement »	Un ajout ou un retrait fait à la main.
« Réception »	Une réception de stock.

Archiver ou supprimer un article

• « Archiver l’article » (dans « Gérer ») : l’article sort du stock actif. Vous le retrouvez avec le bouton « Archivés », et « Désarchiver » le remet en service.
• « Supprimer définitivement » : seulement pour un article archivé. L’article est retiré de Noé, avec son historique de mouvements, ses stocks par logement et sa place dans les kits. Cette action est irréversible.

Qui peut faire quoi

Ces droits se règlent dans les rôles, module « Entrepôt ». Voir Rôles et permissions.

Action	Droit nécessaire
Voir l’inventaire	Accès au module « Entrepôt ».
Ajouter, modifier, archiver un article, ajuster le stock	Le droit de modifier le module (« Ajuster les stocks » pour les entrées et sorties).
Supprimer définitivement	« Supprimer des articles ».

Sans le droit de modifier, la fenêtre « Gérer » s’affiche en lecture seule.

Questions fréquentes

Le stock ne baisse pas après les ménages. Le stock baisse quand le ménage est terminé, et seulement pour les articles de son kit. Vérifiez que le kit du logement contient bien ces articles.

Un message « Stock insuffisant » s’affiche à la fin d’un ménage. Il n’y avait pas assez d’articles en stock (dans le logement ou l’entrepôt). Le ménage est quand même terminé : ajustez le stock quand vous recevez la marchandise.

Je ne trouve pas un article pour mon kit. Il doit être dans la catégorie « Linge » ou « Consommables », et ne pas être archivé.

« Un article avec ce nom existe déjà. » Choisissez un autre nom, ou regardez dans « Archivés » : l’article existe peut-être déjà.