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Guide d’utilisation

Check Apartment (contrôles de logement)

En bref

« Check Apartment » sert à contrôler l’état d’un logement, sur place, depuis votre téléphone. Vous suivez une liste de points de contrôle (un modèle d’inspection), vous notez chaque point « Bon », « À surveiller » ou « Urgent », avec des notes et des photos. À la fin, Noé calcule un score de santé sur 100, génère un rapport PDF, et peut l’envoyer au propriétaire.

Pour chaque point qui pose problème, vous pouvez créer une action : une intervention de maintenance, une repasse de ménage, ou un simple rappel.

Où le trouver

Menu « OPÉRATIONS » › « Check Apartment ».

En haut, les compteurs : « Score moyen », « Complétées », « Planifiées », « Problèmes » et « Actions ». Puis trois onglets :

Onglet	À quoi il sert
« Inspections »	Toutes les inspections, avec leur statut.
« Historique »	Les inspections terminées, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur score, l’inspecteur et la durée.
« Paramètres »	Les modèles d’inspection et les réglages du module.

Les statuts d’une inspection

Statut	Ce que cela veut dire
« Planifiée »	Prévue pour une date, pas encore commencée.
« En cours »	Commencée, pas terminée.
« Terminée »	Score calculé et rapport généré.
« Annulée »	L’inspection n’aura pas lieu. Elle reste dans l’historique, figée : on ne peut plus la modifier ni la terminer.

Sur la liste, un badge « Envoyé » signale que le rapport a été envoyé au propriétaire. Filtrez avec « Rechercher un logement, une adresse, un inspecteur… », le statut et la période (« Cette semaine », « Semaine dernière », « Ce mois-ci », « Mois dernier », « 3 derniers mois »).

Faire une inspection

1. La créer

1. Cliquez sur « Nouvelle inspection ».

   

2. Choisissez la « Propriété * » (vous pouvez chercher par nom, numéro, adresse ou propriétaire). Noé affiche le modèle qui sera utilisé et son nombre de points de contrôle.

3. L’« Inspecteur » est la personne connectée.

4. Pour une inspection future, cochez « Planifier à l’avance » et choisissez la date, puis « Planifier ». Sinon, cliquez sur « Démarrer l’inspection ».

Une inspection planifiée apparaît dans la liste : ouvrez-la le jour venu pour la faire.

2. Contrôler chaque point

Pour chaque section du modèle :

1. Choisissez l’état : « Bon », « À surveiller » ou « Urgent ».
2. Décrivez ce que vous voyez (« Décrivez l’état observé... »), au clavier ou à la voix (voir ci-dessous).
3. Ajoutez des photos.
4. Si le point n’est pas « Bon », vous pouvez cliquer sur « Créer action ».

La dictée vocale

Appuyez sur « Dictée vocale » et parlez : chaque phrase s’ajoute aux notes dès que vous la terminez. « Arrêter » met fin à la dictée.

Le bouton n’apparaît que sur les navigateurs qui savent faire de la dictée : Chrome, Edge et Safari. Ailleurs, utilisez la dictée du clavier de votre téléphone.

Message	Que faire
« Micro refusé »	Autorisez le micro pour ce site dans les réglages du navigateur, puis réessayez.
« Aucun micro détecté »	Branchez ou activez un micro, puis réessayez.
« Aucune voix détectée »	Parlez près du micro après avoir appuyé sur « Dictée vocale ».
« La dictée n’a pas démarré »	Vérifiez le micro et l’autorisation du navigateur, ou utilisez la dictée du clavier de votre téléphone.

3. Créer une action

La fenêtre « Créer une action — … » propose quatre types :

Type	Ce qu’il crée
« Maintenance »	Une intervention de maintenance liée. Voir Maintenance.
« Repasse ménage »	Une tâche de repasse liée. Voir Ménage.
« Réapprovisionnement »	Un rappel de réassort (pas de tâche liée).
« Rappel opérationnel »	Une note de suivi (pas de tâche liée).

Donnez un « Titre * », une description si besoin, et une « Priorité » (« Basse », « Moyenne », « Haute », « Critique »). Puis « Créer l’action ».

4. Terminer

1. Cliquez sur « Terminer ». La fenêtre « Terminer l’inspection ? » vous prévient : le score de santé sera calculé et le rapport PDF généré.
2. Cochez ou non « Envoyer le rapport PDF au propriétaire ». La case est pré-cochée si le modèle le prévoit.
3. Cliquez sur « Terminer ».

Annuler ou supprimer une inspection

Le menu « ⋯ » d’une inspection est sur sa carte dans la liste, en haut de l’inspection ouverte et sur son rapport. Il propose :

Action	Quand	Ce qui se passe
« Annuler l’inspection »	Inspection « Planifiée » ou « En cours ».	Elle reste dans l’historique avec le statut « Annulée », mais ne pourra plus être modifiée ni terminée. Ce qui avait été saisi reste consultable.
« Supprimer »	Inspection pas terminée, ou annulée.	Elle disparaît définitivement, avec ses notes et ses photos. Les interventions de maintenance et ménages déjà créés depuis cette inspection sont conservés.

Une inspection terminée ne peut pas être supprimée : son rapport a peut-être déjà été envoyé au propriétaire. Noé demande toujours une confirmation.

Le score de santé

Chaque section compte :

État	Points
« Bon »	1
« À surveiller »	0,5
« Urgent »	0

Le score est la moyenne de toutes les sections, ramenée sur 100. Par exemple, 8 sections « Bon » et 2 « À surveiller » donnent 90. Le nombre de « Problèmes » compte les sections qui ne sont pas « Bon ».

Les couleurs vous aident à lire : vert à partir de 80, orange à partir de 50, rouge en dessous.

Le rapport et ce que reçoit le propriétaire

Ouvrez une inspection terminée (depuis la liste ou une carte de l’onglet « Historique ») : son rapport s’affiche à l’écran.

En haut :

• le score de santé et son appréciation (« Très bon état », « Quelques points à suivre » ou « Interventions nécessaires ») ;
• une barre qui montre la part des points « Bon », « À surveiller » et « Urgent », avec le nombre de photos et d’actions ;
• l’« Inspecteur », la date (« Réalisée le »), la « Durée » et la « Prochaine inspection » si elle est calculée.

Puis le rapport PDF :

• « Télécharger le PDF » : le rapport d’inspection.
• « Envoyer au propriétaire » (ou « Renvoyer au propriétaire ») : envoie le rapport par e-mail. Une fois envoyé, Noé indique « Rapport envoyé à … le … ».

Enfin, les « Points contrôlés », section par section : l’état, les notes (« Aucune remarque. » sinon), les photos et les actions créées. Cliquez sur une photo pour l’agrandir, puis passez à la suivante avec les flèches (← →). Chaque action indique son statut (« À faire », « En cours », « Fait ») et un lien « Voir l’intervention » ou « Voir le ménage ».

• « Tous » / « Points relevés » : n’affichez que les sections qui posent problème.
• Les sections en bon état, sans note ni photo, sont regroupées sous « En bon état, sans remarque ».

Une inspection annulée s’ouvre de la même façon, avec le bandeau « Inspection annulée » : pas de score ni de rapport PDF, mais ce qui avait été saisi reste consultable.

Le propriétaire reçoit un e-mail « Une inspection vient d’être réalisée pour votre logement … », avec le logement, l’adresse, la date, l’inspecteur, le « Score de santé : …/100 », les « Points relevés », et le rapport complet en PDF. Il peut répondre directement à l’e-mail.

Les modèles d’inspection

Onglet « Paramètres » › « Modèles d’inspection » : définissez vos listes de contrôle par agence, par logement ou par propriétaire.

1. Cliquez sur « Nouveau modèle » (ou sur le crayon d’un modèle existant).
2. Donnez un « Nom * » (par exemple « Inspection standard ») et une description.
3. Choisissez la « Portée » : « Agence (par défaut) », « Logement » (choisissez le logement) ou « Propriétaire » (choisissez le propriétaire).
4. Réglez :
   • « Récurrence (jours) » : le délai entre deux inspections (vide = « Hérite des paramètres ») ;
   • « Langue du rapport » : « Français » ou « English » ;
   • « Modèle par défaut de l’agence » ;
   • « Envoyer le rapport au propriétaire » : la case d’envoi sera pré-cochée (badge « Rapport auto »).
5. Ajoutez vos « Points de contrôle » (jusqu’à 100) : un libellé, une icône, « Obligatoire » si besoin, et un texte d’« Aide (optionnel) ». Réordonnez-les.
6. Enregistrez.

Quel modèle est utilisé ? Pour un logement, Noé prend dans l’ordre : le modèle de ce logement, sinon celui de son propriétaire, sinon le modèle par défaut de l’agence.

Les badges de la liste : « Agence », « Logement », « Propriétaire », « Défaut », « Inactif », « Rapport auto ».

Les réglages du module

Toujours dans « Paramètres » :

• « Récurrence par défaut (jours) » : l’intervalle suggéré entre deux inspections d’un même logement.
• « Modèle par défaut (agence) ».
• « Suggérer la prochaine date » : à la fin d’une inspection, Noé calcule la « Prochaine inspection recommandée » à partir de la récurrence.

N’oubliez pas « Enregistrer ».

Qui peut faire quoi

Ces droits se règlent dans les rôles, module « Check Apartment ». Voir Rôles et permissions.

Action	Droit nécessaire
Voir et faire des inspections	Accès au module « Check Apartment ».
Envoyer le rapport au propriétaire	« Envoyer le rapport ».
Annuler une inspection	Modifier le module « Check Apartment ».
Supprimer une inspection non terminée	« Supprimer des inspections ».
Créer et modifier les modèles	« Gérer les modèles ».
Réglages du module	« Paramètres ».

Questions fréquentes

« Aucun modèle actif — configurez-en un dans Paramètres. » Il faut au moins un modèle actif pour inspecter. Créez-en un dans « Paramètres » › « Modèles d’inspection ».

Le bouton « Créer action » n’apparaît pas. Il n’apparaît que pour un point noté « À surveiller » ou « Urgent ».

Le propriétaire n’a pas reçu le rapport. Vérifiez son adresse e-mail dans la fiche du logement, puis cliquez sur « Renvoyer au propriétaire ».

Je ne peux pas supprimer une inspection. Une inspection terminée est conservée, car son rapport a pu être envoyé au propriétaire. Pour une inspection pas encore terminée, il faut le droit « Supprimer des inspections ».

Le bouton « Dictée vocale » n’apparaît pas. Votre navigateur ne sait pas faire de dictée. Utilisez Chrome, Edge ou Safari, ou la dictée du clavier de votre téléphone.

Je n’ai pas de « Prochaine inspection recommandée ». Activez « Suggérer la prochaine date » et indiquez une récurrence (dans les réglages ou dans le modèle).